Cómo evaluar la integración entre Aldelo POS y Rappi en un restaurante
Conectar los pedidos de Rappi con el punto de venta (POS) puede reducir la digitación manual y ordenar el trabajo en cocina. Sin embargo, no es una capacidad automática de todas las instalaciones. Antes de activarla, confirme la versión y configuración de Aldelo (Aldelo POS o Aldelo Express), el proveedor del conector, las licencias requeridas y la compatibilidad con la operación real de su restaurante.
1. Entienda el recorrido completo del pedido
La evaluación debe comenzar por el flujo operativo, no por la herramienta.
También conviene contrastar este flujo con las necesidades generales de un sistema POS para restaurantes antes de definir la arquitectura.
Cuando entra una orden desde Rappi, revise todo el trayecto hasta la entrega al repartidor: cómo se recibe, cómo se identifica el canal, quién la acepta, cómo llega al POS, cómo se envía a cocina y de qué manera se informa que está lista para despacho.
Según la versión de Aldelo y el conector disponible, el pedido puede requerir pasos automáticos, manuales o mixtos. Pruebe qué sucede si se pierde la conexión a internet, cómo se gestionan las modificaciones y qué protocolo evita duplicados cuando una transacción tarda en confirmarse.
2. Revise menú, precios, impuestos y disponibilidad
El menú publicado en Rappi debe corresponder con lo que el restaurante puede preparar y cobrar. Compare nombres, descripciones, tamaños, combinaciones, precios, promociones e impuestos aplicables en Colombia entre la plataforma y Aldelo. Confirme también cuál sistema es la fuente principal y cómo se actualizan los cambios.
La gestión de agotados requiere una prueba específica. Si un ingrediente o plato no está disponible, determine si puede pausarse desde el POS, la tableta u otra herramienta, y cuánto tarda en reflejarse en la aplicación. Mantener productos agotados activos puede provocar cancelaciones, reemplazos improvisados y una experiencia deficiente para el cliente.
3. Compruebe inventario, recetas y modificadores
No dé por hecho que una venta recibida desde un canal externo descuenta existencias igual que una venta en caja. Verifique qué productos, ingredientes o recetas afectan el inventario y si la conexión utiliza el módulo de Aldelo, una lógica externa o ninguna actualización automática.
Evalúe también adicionales, términos de preparación, sustituciones, notas especiales, cantidades y combos. La orden debe llegar con claridad para que caja y cocina entiendan exactamente qué se vendió. Si algún modificador no es compatible con el conector, documente el procedimiento manual y el responsable de ejecutarlo.
4. Valide la emisión a cocina, KDS e impresoras
Una orden aceptada no cumple su función si no llega a la estación correcta. Confirme si se imprime en una impresora térmica, si aparece en un sistema de pantallas de cocina (KDS) o si requiere una acción intermedia. Revise la separación por estaciones, como bebidas, parrilla, cocina fría y empaque, según la organización de su restaurante.
Durante las pruebas, constate que el número de pedido, los productos y las notas del cliente se lean sin ambigüedad. Defina qué ocurre si falla una impresora, se reinicia el KDS o el pedido queda retenido en la bandeja de recepción.
5. Calcule comisiones, costos y rentabilidad real
Una integración no debe medirse solo por su agilidad. Calcule la rentabilidad neta después de comisiones de Rappi, impuestos aplicables, descuentos, costos de empaque, tarifas del conector o licencia, medios de pago y posibles ajustes por reembolsos o cancelaciones.
Haga simulaciones con productos representativos: uno de alto volumen, un combo con varios modificadores y un ítem de margen ajustado. Con esos datos podrá decidir si necesita precios diferenciados, un menú optimizado para domicilios o condiciones específicas para el canal, de acuerdo con sus políticas comerciales.
Checklist para una prueba controlada
Antes de habilitar el flujo para todos los pedidos, realice una prueba piloto en un entorno acordado con su proveedor de soporte POS:
- Identificar la versión exacta de Aldelo, el proveedor del conector, las licencias y los requisitos de red.
- Crear un menú de prueba con precios, modificadores, impuestos y productos pausados o agotados.
- Simular pedidos en distintos horarios para revisar recepción, aceptación, tiempos e impresión.
- Confirmar inventario, comanda de cocina, KDS o impresora, despacho y cuadre de caja.
- Probar cancelaciones, modificaciones de último momento, pedidos duplicados y pérdida de conexión.
- Medir tiempos de preparación y definir qué rol resuelve cada falla técnica.
- Validar con su asesor contable o proveedor cómo debe gestionarse la factura o documento equivalente electrónico POS y su eventual reporte a la DIAN.
Conserve capturas, números de pedido y resultados. La prueba debe terminar con una lista de pendientes y un criterio claro para activar, ajustar o descartar la integración.
Preguntas frecuentes
¿Toda instalación de Aldelo POS se integra automáticamente con Rappi?
No necesariamente. La factibilidad depende de la versión, la configuración, el proveedor del conector, las licencias y la infraestructura del establecimiento. Solicite una validación específica para su instalación.
¿La integración actualiza el inventario en tiempo real?
No debe suponerse. Confirme qué datos sincroniza el conector y pruebe productos, recetas, insumos, modificadores y agotados antes de operar en horario comercial.
¿Qué ocurre si un pedido de Rappi no llega a cocina?
El restaurante necesita un protocolo de contingencia: revisar la bandeja de pedidos pendientes, validar la conectividad y contactar al soporte definido, sin duplicar la orden en caja.
¿Es conveniente activar la integración durante un turno de alta afluencia?
No. Es preferible probarla en un horario valle o día de baja demanda, con un menú reducido y el personal informado, antes de ampliar el flujo a la operación habitual.
Conozca más sobre las soluciones de Aldelo POS y consulte con Soluciones Integrales POS para evaluar la arquitectura técnica y los conectores disponibles para la operación de su restaurante.
